Preguntas frecuentesFrequently asked questions

La plataforma (registro de asistencia, quórum, votaciones y tableros), la reunión por Zoom, el Portal del Cliente, la moderación en español, el soporte de la plataforma durante la asamblea, la grabación y los reportes. La sesión incluye tres horas.The platform (attendance check-in, quorum, voting and boards), the Zoom meeting, the Client Portal, moderation in Spanish, platform support during the assembly, the recording and the reports. The session includes three hours.

El 50 % al aprobar la cotización, que reserva la fecha, y el 50 % restante al finalizar la asamblea. Los reportes y la grabación se entregan al recibir ese segundo pago.50% when you approve the quote, which reserves the date, and the remaining 50% when the assembly ends. The reports and the recording are delivered once that second payment is received.

Puedes cancelar en cualquier momento. Si avisas con más de 72 horas de anticipación, te devolvemos todo el pago inicial; dentro de las últimas 72 horas ya no se devuelve, porque cubre la preparación de tu asamblea que ya hicimos.You can cancel at any time. If you notify us more than 72 hours in advance, we refund the full initial payment; within the last 72 hours it is no longer refunded, because it covers the preparation of your assembly that we have already done.

La fecha no se mueve: si necesitas otra, cancelas (con la devolución de arriba si avisas con más de 72 horas) y contratas la nueva fecha.The date is not moved: if you need another one, you cancel (with the refund above if you notify us more than 72 hours in advance) and book the new date.

Cada hora adicional o fracción se cobra a la tarifa fijada en la cotización, con cinco minutos de margen: hasta las 3 horas y 5 minutos no se cobra. Se avisa 15 minutos antes de llegar al límite.Each additional hour or part of an hour is billed at the rate set in the quote, with a five-minute margin: up to 3 hours and 5 minutes nothing is charged. Notice is given 15 minutes before the limit.

Las tres horas corren desde la hora fijada para la asamblea, al abrirse el registro de asistencia, e incluyen la hora de espera del quórum y los recesos.The three hours run from the time set for the assembly, when attendance check-in opens, and include the hour of waiting for quorum and any recesses.

La hora de espera y la sesión con el 20 % que permite el artículo 67 de la Ley 284 forman parte de la misma sesión. Si no se sesiona con el 20 %, la segunda convocatoria se opera sin cargo adicional si se celebra dentro de los diez días que fija la ley, en una fecha en que tengamos disponibilidad; incluye también tres horas, y el saldo se paga al terminar la segunda sesión. El servicio llega solo hasta la segunda convocatoria.The waiting hour and the 20% session allowed by article 67 of Law 284 are part of the same session. If no 20% session is held, the second call is run at no additional charge if it takes place within the ten days set by law, on a date when we are available; it also includes three hours, and the balance is paid when the second session ends. The service covers only up to the second call.

No. Quorum3 entrega los datos con los que un abogado redacta el acta. Si la P.H. no cuenta con uno, podemos recomendar profesionales idóneos.No. Quorum3 delivers the data a lawyer uses to draft the minutes. If the condo does not have one, we can recommend suitable professionals.

No. El servicio es de asamblea virtual.No. The service is for virtual assemblies.

El padrón de propietarios: nombre, cédula, correo, unidad, finca, coeficiente de participación y si la unidad está al día o morosa. También los poderes y los temas de votación.The owner roster: name, ID number, email, unit, property number, participation coefficient and whether the unit is in good standing or in arrears. Also the proxies and the voting items.

Todo se carga en el Portal del Cliente.Everything is uploaded to the Client Portal.

La administración, en su propio portal, con una plantilla de Excel que se le suministra. Cada carga le llega a Quorum3 por correo, con copia a la administración, y Quorum3 la aplica de forma expedita, tal como llega: no verifica ni corrige los datos.Management, in its own portal, with an Excel template that is provided. Each upload reaches Quorum3 by email, with a copy to management, and Quorum3 promptly applies it, as it arrives: it does not check or correct the data.

La administración los recibe, los valida y los registra en el Portal del Cliente.Management receives them, validates them and records them in the Client Portal.

Por correo electrónico, 48 horas antes: su PIN y un botón para registrarse el día de la asamblea.By email, 48 hours before: their PIN and a button to check in on the day of the assembly.

Se le reenvía a su correo registrado. Si aun así no logra entrar, el operador lo registra desde su panel buscando por cédula.It is resent to their registered email. If they still cannot get in, the operator registers them from the panel, searching by ID number.

No. Entran desde el navegador de su teléfono, tableta o computadora, con su cédula y su PIN.No. They enter from the browser on their phone, tablet or computer, with their ID number and PIN.

Abre el enlace del correo, se registra con su cédula y su PIN y confirma sus unidades. Desde ahí pasa a la videoconferencia.They open the link in the email, check in with their ID number and PIN, and confirm their units. From there they go on to the video call.

No. El audio y el video van por Zoom, con el enlace que suministramos nosotros. Quorum3 lleva la asistencia, el quórum y las votaciones.No. Audio and video run over Zoom, with the link we provide. Quorum3 handles attendance, quorum and voting.

Hasta 700 propietarios al mismo tiempo.Up to 700 owners at the same time.

Un operador de Quorum3, en español y de forma remota. Abre la reunión, da la palabra, atiende las consultas del chat sobre el uso de la plataforma y anuncia cada actividad.A Quorum3 operator, in Spanish and remotely. They open the meeting, give the floor, answer chat questions about using the platform and announce each activity.

No preside la asamblea ni dirige el debate: eso es de la junta directiva. La moderación en inglés es opcional.They do not chair the assembly or steer the debate: that belongs to the board. Moderation in English is optional.

La administración o quien ella designe: se le cede la pantalla. Quorum3 proyecta el porcentaje de quórum y los resultados de cada votación.Management or whoever it designates: the screen is handed to them. Quorum3 shows the quorum percentage and the results of each vote.

Se cuenta por propietario único, con más del 50 %. El voto, en cambio, es por unidad. Los tableros dicen a cuál se refiere cada cifra.It is counted by unique owner, with more than 50%. The vote, on the other hand, is per unit. The boards say which one each figure refers to.

El tablero de quórum se proyecta a la vista de todos y se actualiza automáticamente. Al superarse el 50 %, el momento queda sellado con su hora.The quorum board is shown on screen for everyone and updates automatically. Once 50% is exceeded, the moment is sealed with its time.

Sí. Asiste y cuenta. Lo que no puede es votar, y la plataforma lo excluye automáticamente de la votación.Yes. They attend and they count. What they cannot do is vote, and the platform automatically leaves them out of the vote.

Nominal. El tablero que se proyecta muestra solo los totales, y el reporte que recibe la administración lista cada unidad con su voto.By name. The board shown on screen displays totals only, and the report management receives lists each unit with its vote.

Depende del punto. El catálogo cubre 22 tipos de votación de la Ley 284, cada uno con su denominador y su porcentaje. La administración elige el artículo al crear cada tema en el Portal del Cliente, y el sistema muestra el resultado junto al porcentaje que exige la ley.It depends on the item. The catalog covers 22 types of vote under Law 284, each with its denominator and its percentage. Management picks the article when it creates each item in the Client Portal, and the system shows the result next to the percentage the law requires.

Depende del tipo de decisión: la Ley 284 establece umbrales que van del 30 % al 75 %, según el artículo aplicable.It depends on the type of decision: Law 284 sets thresholds ranging from 30% to 75%, depending on the applicable article.

Calcula el umbral de tu votaciónWork out the threshold for your vote →

No. Una unidad, un voto por punto de agenda. El voto es irrevocable y queda guardado con su unidad, su opción y su hora.No. One unit, one vote per agenda item. The vote is irrevocable and is stored with its unit, its option and its time.

No. El sistema solo calcula los datos y los muestra: el valor alcanzado contra el umbral de su artículo.No. The system only calculates the data and displays it: the value reached against the threshold of its article.

Ese voto no se cuenta: la plataforma registra solo los votos emitidos en ella, y los reportes no incluyen los que se dan por el chat o el micrófono. Si la asamblea los admite, la administración los lleva por separado.That vote is not counted: the platform records only the votes cast on it, and the reports do not include those given in the chat or over the microphone. If the assembly accepts them, management keeps track of them separately.

Los reportes en Excel de asistencia, quórum sellado y resultados por punto; el Resumen de la asamblea, y la grabación de la sesión.Excel reports for attendance, sealed quorum and results per item; the Assembly summary, and the session recording.

No. Reúne las cifras de quórum, asistencia y votación en número y en letras. No es un acta ni un resumen de lo que se habló.No. It gathers the quorum, attendance and voting figures in numbers and in words. It is not the minutes or a summary of what was discussed.

En servidores ubicados en Estados Unidos, solo lo necesario. Al recibir el pago del saldo entregamos los reportes y la grabación, y 48 horas después eliminamos todo, con constancia escrita de la eliminación.On servers located in the United States, only what is needed. Once the balance is paid we deliver the reports and the recording, and 48 hours later we delete everything, with written confirmation of the deletion.

Si se pide por escrito antes de que venzan las 48 horas, los conservamos hasta que se confirme la descarga, con un máximo de siete días. Después de eliminarlos ya no podremos volver a enviarlos.If requested in writing before the 48 hours run out, we keep them until the download is confirmed, for up to seven days. Once deleted, we can no longer send them again.

Con el número de cédula y un PIN individual que llega al correo registrado por la administración. Tras cinco intentos fallidos, el acceso se bloquea 15 minutos.With the ID number and an individual PIN sent to the email management registered. After five failed attempts, access is blocked for 15 minutes.

No se usa biometría: la identidad descansa en el padrón que entrega la P.H.No biometrics are used: identity rests on the roster the condo provides.

La P.H. es la responsable y Quorum3 actúa como custodio, conforme a la Ley 81 de 2019. Los datos se usan solo para la asamblea.The condo is the controller and Quorum3 acts as custodian, under Law 81 of 2019. The data is used only for the assembly.

Sí. Explica qué datos se tratan, qué medidas los protegen, qué proveedores intervienen y cuándo se eliminan.Yes. It explains what data is handled, what measures protect it, which providers are involved and when it is deleted.

Ver la política de tratamiento y seguridad de datosSee the data handling and security policy (in Spanish) →

Sí. La Ley 284 de 2022 permite convocar y celebrar asambleas de propietarios por medios tecnológicos que cuenten con audio y video.Yes. Law 284 of 2022 allows owner assemblies to be called and held through technological means that have audio and video.

No. La plataforma aplica las reglas de quórum y votación y deja el registro de lo ocurrido. La convocatoria y la validez de las decisiones son de la P.H. y de su asesor legal.No. The platform applies the quorum and voting rules and keeps the record of what happened. Calling the assembly and the validity of its decisions belong to the condo and its legal adviser.